Learn more
Åpenhetslov
Oppdatert 28. 06. 2023
Modex
Modex er et selskap som leverer varer og tjenester først og fremst til offshorenæringen. Selskapet har sitt utspring i Norsk Hydro som sent på 1980-tallet samlet overskuddsmateriell, lagret, katalogiserte og videresolgte det som brukte deler. Avdelingen ble skilt ut og fikk navnet Euro Offshore i 2003 og det ble i tillegg til salg av ventiler, kabler og rørdeler også satset på utleie av ulike typer containere eller såkalte lastbærere. Euro Offshore fusjonerte med Modex i 2014 og med utenlandske eiere og frisk kapital ble det bygget flere tusen lastbærere,samt inngått flere store kontrakter. I 2021 ble Modex kjøpt opp av OEG Offshore, et globalt selskap med hovedkontor i UK. Modex AS har beholdt sitt navn og organisasjonsnummer i Norge, mens de andre utenlandske avdelingeneble underlagt OEG Offshore.
I Norge har Modex basetjenester og personell på de fleste forsyningsbaser langs vår langstrakte kyst,og er med det en av de ledende markedsaktører innen utleie og salg av offshore lastbærere. Det som kjennetegner Modex som utleieleverandør er rask responstid, leveringsdyktighet og god kontroll på logistikken samt høyt søkelys på HMS. Noenav oppgavenefremover for bedriften er i større grad å forankre nåværende forretningsmodell til bærekrafts målene,samt bygge opp en bærekraftstrategi og skape og videreutvikle grønne forretningsmodeller.
Retningslinjer og rutiner relatert til aktsomhetsvurderinger
Sensommeren 2022 fikk Modex ferdigstilt prosedyreverket tilknyttet Åpenhetsloven. Rutinene skal bidra til at Modex, og vårt samarbeid med leverandører og andre forretningspartnere, fremmer åpenhetsloven sitt formål. Dette innebærer respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av lastbærere, samt andre varer og tjenesteleveranser.
OECDsineretningslinjerligger til grunn i Modexsitt arbeid med aktsomhets-vurderinger;
- Forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer
- Kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheterog anstendige arbeidsforhold som virksomheten enten har forårsaket eller bidratt til, eller som er direkte knyttet til virksomhetens forretningsområde, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere.
- Iverksette egnede tiltak for å stanse, forebyggeeller begrense negative konsekvenser basert på virksomhetens prioriteringer og vurderinger etter punkt nr 2.
- Følge med på gjennomføring og resultater etter punkt 3.
- Kommunisere med berørte interessenter og rettighetshavere om hvordan negative konsekvenser er håndtert etter punkt 3 og 4.
- Sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd.
Frem til i dag har Modex kommet godt igjennom de første to fasene i denne aktsomhetsmodellen.
Selskapethar forankret ansvarligheti retningslinjer gjennom;
- forankring i styre og ledergruppen
- forankring i policy og styringsdokumenter
- forankring iselveorganisasjonen
- innarbeidelseinn i eksisterende retningslinjer
- etablere/endrerutiner
Iden andre fasen av aktsomhetsvurderingen har enblant annetsett inn på Modexfra et tredjepartsperspektiv, utenfra-inn, som er litt ulik andre typer risikovurderinger enhar gjort tidligere.
Eksternt har envært i kontakt med leverandørerdirektefor å kartlegge risikotilknyttetderesansatte, menogsåbenyttet oss av anerkjentekilder for å vurdere risikoda det er mange interessenter, ikke bare arbeidere. Kilder som er benyttet er:
Organisering, roller og ansvar
Daglig leder har det overordnede ansvaret. Daglig leder skal i samarbeid med QHSE Manager (fagansvarlig) sikre at det blir utført aktsomhetsvurderinger i de ulike delene av Modex sine forretningsområder, og at informasjonsplikten blir overhold.
Internt skal det avholdes møte 1-2 ganger iårethvor detarbeidesmed aktsomhetsvurderinger, herunder særlig risikokartlegging relatert til selskapet sineleverandører. Her deltar blant annet Daglig leder og QHSE Manager.
QHSE Manager skal sørge for at det blir innhentet relevant informasjon som grunnlag for aktsomhetsvurderingen, både internt fra Modexsineulike forretningsområder og fra aktuelle eksterne aktører.
Dersom det forekommer vesentlige endringer i leverandørkjeden til Modex,eller andre relevante forhold knyttet til aktsomhetsvurderingene,skal QHSE leder følge det oppog vurdere eventuelle revideringerav tidligere vurderinger og dokumentere dette arbeidet.
Alle ansatte skal kjenne til at det finnes rutiner for oppfølging av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med selskapet sinvirksomhet. Til denne jobben har Modex ASblant annet benyttet seg av sin digitale læringsplattform, egne møter og dialoger. I dette arbeidet er det også blitt kjent hvordan det skal meldes fra om en får kjennskap til forhold som kan stride imot grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette kan rapporteres gjennom Modex sitt digitale avvikssystem, som er etresponsivt system tilpasset for mobil, nettbrett og pc. De som rapporterer, kan gjøre dette anonymt om det er ønskelig.Selskapet har valgt åopprette egenkategorisom gjelder åpenhetsloven. Eksterne vil innen kort tid hamulighet til å innrapportere via selskapet sine nettsider.Innrapportertesaker vil automatisk blitt sendt tilQHSE Manager (fagansvarlig) som vil sette i gang nødvendige tiltak.
Retningslinjer, systemer og rutinertilknyttet Åpenhetsloven
Modex har opprettet prosedyre relatert til Åpnehetsloven, HMS-P-1.20, som setter føringer på hvordan selskapet skal jobbe med den nye loven.
I selskapet sin politikkfinner en mange elementer tilknyttet menneskerettigheter, men herhareni tillegg valgt å lage et eget dokument i styringssystemet som utdyper og formaliserer dette nærmere.
HMS-SA-3.07er et nyopprettet skjema som er sendt ut til leverandører i kartleggingsarbeidet. Skjemaet inneholder spørsmål på viktige kriterier som en trenger svar på for å kunne vurdere deres arbeid/ verdier tilknyttet menneskerettigheter.
Etter implementering av den nye loven har selskapet forbedret sine prosedyrer som er knyttetopp mot leverandører. Eksempler på det er innkjøps-og prosjektprosedyrer. Her stilles det nå strengere krav til oppfølging ogvurderinger av leverandørertilknyttet deres personell.
Kartlegging av risiko
Modex har i sitt arbeid sett inn på risiko for andre, og som nevnt ikke for selskapet selv. En har kartlagt hva en har internt i selskapet, samt gått igjennom leverandørene og kontakten dem for å få kartlagt risikoen rundt andres rettigheter.
Målet har hele tiden vært åkartleggefor å kunne forebygge, begrenseog retter opp skade/ negativ påvirkning. I tråd med metoden for aktsomhetsvurderinger skal interessenter, særlig berørte rettighetshavere, involveres. Alvorligst risiko, uavhengig av hvor i leverandørkjeden risikoen er, prioriteres først.
Resultater
Resultatertilknyttet egen virksomhet.
Modex gjennomfører helseundersøkelser og andre arbeidsmiljøundersøkelser, og der er det ikke rapportert funn som kan knyttes til elementer som kommer innunder Åpenhetsloven.
Modex følger norsk lov, støtter FNs sine konvensjonerog har opparbeidet et godt styringssystem med tilhørende gode rapporteringsmuligheter. Dettebåde anonymt og konfidensielt om en ønsker.
Selskapet samarbeider godt med fagforeninger om blant annet overtid, innleie, lønnsvilkår og lignende. AMU og vernetjenester er velfungerende funksjoner som skal være med å ivareta blant annet elementene som kommer innunder denne loven.
Prosedyrer/ instrukser/ rutiner som kan dras frem fra styringssystemet er;
- HMS-G-2.03 Personal-, helse-, sikkerhet-og etikkpolitikk
- HMS-G-2.04 Menneskerettigheter
- KS-P-1.04 Avviks-og hendelseshåndtering
- HMS-G-4.04 Varslingsplan
- HMS-P-1.20 Åpenhetsloven
- HMS-I-1.17 Retningslinjer for konflikthåndtering og trakassering
Selskapet mangler prosedyreverk på selve ansettelsesprosessen, og dette arbeidet er allerede i gang. Denne prosedyren skal ivareta flere viktige elementer som blant annet diskriminering. Modex tillater i sin politikk ingen form for diskriminering,og i ett av møtene med tillitsvalgte ble det foreslått å få dette formalisert i rekrutteringsfasen også. Selskapet har opprettet faste møter med tillitsvalgte to ganger i året, hvor temaet er diskriminering –en form for proaktiv handling, da selskapet aldri har opplevd tilfeller av innrapportert diskriminering.
Modex har avdekket at det er forhold hvor selskapetkan være med å bidra til en økt risiko for at leverandører kan ta i bruk ulovlig overtid. Dette gjelder i prosjekter hvor tidsfrister ikke blir overholdt, hvor selskapethar en leveringstid enskal overholde ovenfor våre kunder.
Det blir brukt mye ressurser i selskapet på HMS-arbeidet. I tillegg benytter selskapet seg ofte aveksterne ressurser når det er hensiktsmessig,ogmener det erviktigå dra inn annen ekspertise på fagområder som kan bidra med sin erfaring.
Opplæring er vesentlig og her benytter en seg av ulike former for opplæring, alt fra digitale plattformer, undervisning til en-til-en opplæring.
Resultater avdekket eksternt
Modex har i en årrekkejobbet med produsenter i land som Polen og Kina, og enser at samarbeidet har gitt resultater. Modex har fra før hatt søkelys på ting som åpenhetsloven nå krever, ognoen avresultatene enfikk viser at de leverandørene har mye på plass som må sies å ikke være en selvfølge.
Det er naturlig nok forskjell på leverandørene i Norge også, hva de har på plass, noe som kan skyldes deres størrelse.
Generell og forretningsetikk
Vi er godt fornøydemed at alle våre leverandører bekrefter til oss at de respekterer grunnleggende menneskerettigheter og krav til anstendige arbeidsforhold slik disse bl.a. fremgår av sentraleFN konvensjoner.
Det er ikke alle leverandører som kan vise til nedskrevne etiske retningslinjer. Dette gjeler et par småvirksomheter og et par av våre utenlandske leverandører.
Det er over 60% av leverandørene som har anonymerapporteringslinjer tilgjengelige for sine ansatte, men det er noen flere som sier at de har systemer på plass for at ansatte og eksterne kan melde inn saker.
Gledelig å avdekke at det er ingen av leverandørenesom har fått rapportert inn noen saker relatert tilmenneskerettigheter, arbeidsforhold, miljø eller antikorrupsjon de siste 12 månedene. Resultatet her kan en vurdere opp mot at ikke alle har rapporteringssystemer, men det har selskapetikke grunnlag for å kunne hevde.
I eksterne revisjoner Modex har gjennomført av enkelte leverandører har det blitt avdekket at det er ansatte i lederstillinger som har innehatt verv som f.eks verneombud, noe som ikke er anbefalt av arbeidstilsynet. Her har Modex sin tilbakemelding vært at en anbefaler å senærmere inn på denne løsningen.
Diskriminering
Resultatene relaterttil diskriminering viserat de fleste har en klar intensjon angående ikke-diskriminering, men at ca22% av leverandørenevil kunne ha problemer med å håndtere eventuelle saker da de har manglende systemer på plass for å kunne håndtere en eventuell sak om detskulle dukke opp.
Menneskerettigheter
Det viser seg at det fortsatt er noen leverandører som ikke har policy og prosedyreverk som går på håndtering av menneskerettigheter enda.
Ikke alle har system for å sjekke at sine underleverandører følger menneskerettighetene enda, men dette serengjelder mindre selskaper og noen få av våre utenlandske leverandører.
Det er avdekket at en av de utenlandske leverandørene ikke har skadeforsikring på sine ansatte.
Arbeidstider
Selskapethar fått gode resultater når det gjelder arbeidstider.
Gjennomsnittlig arbeidstimer pr uke, regelverk rundt overtidstimer og ekstra betalt i forbindelse med overtid ser ut til å være godt håndtert.
Barnearbeid og lønnsvilkår
Ingen av våre leverandører ansetter noen under 15 år. De av leverandørenesom har noen hos seg som er 15 år viser til lovverketsom tillater det og de benytter seg av dette relatert til ferieavvikling. Det store flertallet har 18årsom nedre aldersgrense. Ingen av våre leverandører utenfor Europa har lavere aldersgrense enn 18 år.
Samtlige leverandører bekrefter at de overholder alle gjeldende minstelønnslover,og at de følger lovverket angående arbeidskontrakter.
Helse, Miljø og Sikkerhet
Samtlige leverandører i inn og utland bekrefter at det de innehar nødvendig kunnskap og forståelse av;
- Regler og forskrifter vedrørende HMS-forskriften
- HMS-policy som tar sikte på å forebygge skader og sykdom på arbeidsplassen
- Ansatte har tilgang til rimelige pauser, bad og drikkevann
- Følger lokale lover og regler knyttet til arbeidsforhold
- Tilbyr opplæring i sikkerhet på arbeidsplassen.
Det viser ser at Modexhar et par leverandører som ikke kan vise til dokumentert miljøpolicy, miljømål og et funksjonelt miljøstyringssystem.
Forhold avdekket av eksterne kilder
For å kartlegge risiko knyttet til landene leverandøreneoperereri har en som nevnt innledningsvis benyttet eksterne kilder.
De aller fleste leverandøreneModex har tilknytning til befinner seg i land hvor det er lavererisiko formuligenegative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette basert på resultatene fra de ulike organisasjonene.
De landene som skiller seg litt ut i forhold til scoret gitt av organisasjonene er Polen og Kina.
Ifølgeden globale rettighetsindeksentil ITUC fra 2022 så scoret Polen 3 på skalaen (1-5+) når detgjelderregelmessige brudd på rettigheter. November 2021 tok fagforeninger og arbeidere ilandet til gatene for å kreve bedre fagforeningsrepresentasjon, anstendig lønn, arbeidsfrie søndager og tiltak for å takle kronisk underbemanning og høy arbeidsbelastning.
Når det gjelder frihet i Polen såscorer de 81/100 på skalaen utviklet av Freedom House. Resultatene EPI presenterer for Polen viser de ligger rangertpå 46. plass av 180 land i verden.
Kina er det eneste leverandørlandet som har blitt ranket til å «ikke være fritt», av Modex sine leverandørland. Det er Freedom House som presenterer dette med en score på 9/100.
Dette på bakgrunn av den globale rettighetsindeksen til ITUC fra 2022 hvor Kinascoret 5-på skalaen (1 -5+) når det gjelder regelmessige brudd på rettigheter.Resultatene EPI presenterer for Kina viser de ligger rangert på 160. plass av 180 land i verden, men de viser også til en positiv utvikling de siste årene.
Det videre arbeidet–de neste fasene
Resultatene etter kartleggingen og risikovurderingen har blitt vurdert, og det er ikke blitt avdekket funnsomhar krevdstrakstiltak, men det er et par viktige funnModexvil senærmere på før det gjøres nye innkjøp.
Modexser at langvarig samarbeid hvor enmed sinerfaring har bevisst satt søkelys på HMS-arbeid har bidratt til at noen av leverandørenemå sies å være på et høyere nivå enn en kanskje kunne forventet ut fra deres nasjonale forhold. Fokuset på elementer fra Åpenhetsloven har vært på blokken hos Modex i mange år allerede.
Deneste stegene totalt settfor selskapet nå er å se inn på forbedringer og vurdere eventuelle tiltak.Tiltakeller forbedringsforslag/ dialogtenkte eni utgangspunktet kunne gjøresdirekte ovenfor leverandører,eller gjennom en felles henvendelse med andre interessenter, men utfra resultatene harvi konkludert med at det ikkeernødvendig å dra inn andre interessenter.
Modexhar avdekket en europeisk leverandør hvorenser at envil kreve tiltak/handling, men dette er en leverandør som enbenytter svært lite så her kommer selskapettil å vurdere hvorvidt enhar reellpåvirkningskraft eller om det er grunnlag til å avslutte leverandørforholdet. Når det er nevnt, må det også sies at envil gjennom videre oppfølging få kartlagt eventuelle misforståelser eller tilnærminger som kan være bakenforliggende til noe av resultatet.
Det er enkelte tilbakemeldingerselskapethelst kunne ønske var annerledes, men ut fra størrelsen på den/de leverandøren(e) er det forståelig at en ikke har alt av systemer o.l. på plass, men dette vil ense nærmere inn på i det videre arbeidet.
Internt kommer entil å se nærmere inn på innkjøpspraksisen. Dette for å vurdere tiltak som kan redusere risiko i leverandørleddet tilknyttet selskapet sineordrer. Dette gjelder for eksempel betalingsbetingelser som kan vanskeliggjøre avlønning av arbeiderne, eller overtid tilknyttet tidsfrister.
Det er fagansvarlig eller innkjøpere i samarbeid med fagansvarlig, som skal sørge for oppfølging og evaluering av tiltak som er iverksatt.
Åpenhetsloven er spesifikk for det norske næringslivet, men enkjenner til at det er lignende lovverk på gang ilandhvor Modexhar leverandører, noe som vil forenkle deler av det videre arbeidet.
Arbeidet rundt åpenhetsloven vil være kontinuerlig og selskapetvil bruke en del ressurser på dette fremover.
