Menu Modex logo

Åpenhetslov

Oppdatert 10. 01. 2024

Modex

Modex er et selskap som leverer varer og tjenester først og fremst til offshorenæringen. Selskapet har sitt utspring i Norsk Hydro som sent på 1980-tallet samlet overskuddsmateriell, lagret, katalogiserte og videresolgte det som brukte deler. Avdelingen ble skilt ut og fikk navnet Euro Offshore i 2003 og det ble i tillegg til salg av ventiler, kabler og rørdeler også satset på utleie av ulike typer containere eller såkalte lastbærere. Euro Offshore fusjonerte med Modex i 2014 og med utenlandske eiere og frisk kapital ble det bygget flere tusen lastbærere, samt inngått flere store kontrakter. I 2021 ble Modex kjøpt opp av OEG Offshore, et globalt selskap med hovedkontor i UK. Modex AS har beholdt sitt navn og organisasjonsnummer i Norge, mens de andre utenlandske avdelingene ble underlagt OEG Offshore.

I Norge har Modex basetjenester og personell på de fleste forsyningsbaser langs vår langstrakte kyst, og er med det en av de ledende markedsaktører innen utleie og salg av offshore lastbærere. Det som kjennetegner Modex som utleieleverandør er rask responstid, leveringsdyktighet og god kontroll på logistikken samt høyt søkelys på HMS. Noen av oppgavene fremover for bedriften er i større grad å forankre nåværende forretningsmodell til bærekrafts målene, samt bygge opp en bærekraftstrategi og skape og videreutvikle grønne forretningsmodeller.

Retningslinjer og rutiner relatert til aktsomhetsvurderinger

Sensommeren 2022 fikk Modex ferdigstilt prosedyreverket tilknyttet Åpenhetsloven. Rutinene skal bidra til at Modex, og vårt samarbeid med leverandører og andre forretningspartnere, fremmer åpenhetsloven sitt formål. Dette innebærer respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av lastbærere, samt andre varer og tjenesteleveranser.

OECD sine retningslinjerligger til grunn i Modex sitt arbeid med aktsomhets-vurderinger;

Redgjørelse 2023

  1. Forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer
  2. Kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som virksomheten enten har forårsaket eller bidratt til, eller som er direkte knyttet til virksomhetens forretningsområde, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere.
  3. Iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser basert på virksomhetens prioriteringer og vurderinger etter punkt nr 2.
  4. Følge med på gjennomføring og resultater etter punkt 3.
  5. Kommunisere med berørte interessenter og rettighetshavere om hvordan negative konsekvenser er håndtert etter punkt 3 og 4.
  6. Sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd.

Frem til i dag har Modex kommet godt igjennom de første to fasene i denne aktsomhetsmodellen.

Selskapet har forankret ansvarlighet i retningslinjer gjennom;

  • forankring i styre og ledergruppen
  • forankring i policy og styringsdokumenter
  • forankring i selve organisasjonen
  • innarbeidelse inn i eksisterende retningslinjer
  • etablere/endre rutiner

Iden andre fasen av aktsomhetsvurderingen har en blant annet sett inn på Modex fra et tredjepartsperspektiv, utenfra-inn, som er litt ulik andre typer risikovurderinger en har gjort tidligere.

Eksternt har en vært i kontakt med leverandører direkte for å kartlegge risiko tilknyttet deres ansatte, men også benyttet oss av anerkjente kilder for å vurdere risiko da det er mange interessenter, ikke bare arbeidere. Kilder som er benyttet er:

Åpenhetsloven-chart

Organisering, roller og ansvar

Daglig leder har det overordnede ansvaret. Daglig leder skal i samarbeid med QHSE Manager (fagansvarlig) sikre at det blir utført aktsomhetsvurderinger i de ulike delene av Modex sine forretningsområder, og at informasjonsplikten blir overhold.

Internt skal det avholdes møte 1-2 ganger i året hvor det arbeides med aktsomhetsvurderinger, herunder særlig risikokartlegging relatert til selskapet sine leverandører. Her deltar blant annet Daglig leder og QHSE Manager.

QHSE Manager skal sørge for at det blir innhentet relevant informasjon som grunnlag for aktsomhetsvurderingen, både internt fra Modex sine ulike forretningsområder og fra aktuelle eksterne aktører.
Dersom det forekommer vesentlige endringer i leverandørkjeden til Modex, eller andre relevante forhold knyttet til aktsomhetsvurderingene, skal QHSE leder følge det opp og vurdere eventuelle revideringer av tidligere vurderinger og dokumentere dette arbeidet.

Alle ansatte skal kjenne til at det finnes rutiner for oppfølging av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med selskapet sin virksomhet. Til denne jobben har Modex AS blant annet benyttet seg av sin digitale læringsplattform, egne møter og dialoger. I dette arbeidet er det også blitt kjent hvordan det skal meldes fra om en får kjennskap til forhold som kan stride imot grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette kan rapporteres gjennom Modex sitt digitale avvikssystem, som er et responsivt system tilpasset for mobil, nettbrett og pc. De som rapporterer, kan gjøre dette anonymt om det er ønskelig.Selskapet har valgt å opprette egen kategori som gjelder åpenhetsloven. Eksterne vil innen kort tid ha mulighet til å innrapportere via selskapet sine nettsider. Innrapporterte saker vil automatisk blitt sendt tilQHSE Manager (fagansvarlig) som vil sette i gang nødvendige tiltak.

Retningslinjer, systemer og rutinertilknyttet Åpenhetsloven

Modex har opprettet prosedyre relatert til Åpnehetsloven, HMS-P-1.20, som setter føringer på hvordan selskapet skal jobbe med den nye loven.
I selskapet sin politikk finner en mange elementer tilknyttet menneskerettigheter, men her har en i tillegg valgt å lage et eget dokument i styringssystemet som utdyper og formaliserer dette nærmere.
HMS-SA-3.07er et nyopprettet skjema som er sendt ut til leverandører i kartleggingsarbeidet. Skjemaet inneholder spørsmål på viktige kriterier som en trenger svar på for å kunne vurdere deres arbeid/ verdier tilknyttet menneskerettigheter.

Etter implementering av den nye loven har selskapet forbedret sine prosedyrer som er knyttet opp mot leverandører. Eksempler på det er innkjøps-og prosjektprosedyrer. Her stilles det nå strengere krav til oppfølging og vurderinger av leverandører tilknyttet deres personell.

Kartlegging av risiko

Modex har i sitt arbeid sett inn på risiko for andre, og som nevnt ikke for selskapet selv. En har kartlagt hva en har internt i selskapet, samt gått igjennom leverandørene og kontakten dem for å få kartlagt risikoen rundt andres rettigheter.

Målet har hele tiden vært å kartlegge for å kunne forebygge, begrense og retter opp skade/ negativ påvirkning. I tråd med metoden for aktsomhetsvurderinger skal interessenter, særlig berørte rettighetshavere, involveres. Alvorligst risiko, uavhengig av hvor i leverandørkjeden risikoen er, prioriteres først.

Resultater

Resultater tilknyttet egen virksomhet.

Modex gjennomfører helseundersøkelser og andre arbeidsmiljøundersøkelser, og der er det ikke rapportert funn som kan knyttes til elementer som kommer innunder Åpenhetsloven.

Modex følger norsk lov, støtter FNs sine konvensjoner og har opparbeidet et godt styringssystem med tilhørende gode rapporteringsmuligheter. Dette både anonymt og konfidensielt om en ønsker.

Selskapet samarbeider godt med fagforeninger om blant annet overtid, innleie, lønnsvilkår og lignende. AMU og vernetjenester er velfungerende funksjoner som skal være med å ivareta blant annet elementene som kommer innunder denne loven.

Prosedyrer/ instrukser/ rutiner som kan dras frem fra styringssystemet er;

  • HMS-G-2.03 Personal-, helse-, sikkerhet-og etikkpolitikk
  • HMS-G-2.04 Menneskerettigheter
  • KS-P-1.04 Avviks-og hendelseshåndtering
  • HMS-G-4.04 Varslingsplan
  • HMS-P-1.20 Åpenhetsloven
  • HMS-I-1.17 Retningslinjer for konflikthåndtering og trakassering

Selskapet mangler prosedyreverk på selve ansettelsesprosessen, og dette arbeidet er allerede i gang. Denne prosedyren skal ivareta flere viktige elementer som blant annet diskriminering. Modex tillater i sin politikk ingen form for diskriminering, og i ett av møtene med tillitsvalgte ble det foreslått å få dette formalisert i rekrutteringsfasen også. Selskapet har opprettet faste møter med tillitsvalgte to ganger i året, hvor temaet er diskriminering –en form for proaktiv handling, da selskapet aldri har opplevd tilfeller av innrapportert diskriminering.

Modex har avdekket at det er forhold hvor selskapet kan være med å bidra til en økt risiko for at leverandører kan ta i bruk ulovlig overtid. Dette gjelder i prosjekter hvor tidsfrister ikke blir overholdt, hvor selskapet har en leveringstid en skal overholde ovenfor våre kunder.

Det blir brukt mye ressurser i selskapet på HMS-arbeidet. I tillegg benytter selskapet seg ofte av eksterne ressurser når det er hensiktsmessig, og mener det er viktig å dra inn annen ekspertise på fagområder som kan bidra med sin erfaring.

Opplæring er vesentlig og her benytter en seg av ulike former for opplæring, alt fra digitale plattformer, undervisning til en-til-en opplæring.

Resultater avdekket eksternt

Modex har i en årrekke jobbet med produsenter i land som Polen og Kina, og en ser at samarbeidet har gitt resultater. Modex har fra før hatt søkelys på ting som åpenhetsloven nå krever, og noen av resultatene en fikk viser at de leverandørene har mye på plass som må sies å ikke være en selvfølge.

Det er naturlig nok forskjell på leverandørene i Norge også, hva de har på plass, noe som kan skyldes deres størrelse.

Generell og forretningsetikk

Vi er godt fornøyde med at alle våre leverandører bekrefter til oss at de respekterer grunnleggende menneskerettigheter og krav til anstendige arbeidsforhold slik disse bl.a. fremgår av sentrale FN konvensjoner.

Det er ikke alle leverandører som kan vise til nedskrevne etiske retningslinjer. Dette gjeler et par små virksomheter og et par av våre utenlandske leverandører.

Det er over 60% av leverandørene som har anonyme rapporteringslinjer tilgjengelige for sine ansatte, men det er noen flere som sier at de har systemer på plass for at ansatte og eksterne kan melde inn saker.

Gledelig å avdekke at det er ingen av leverandørene som har fått rapportert inn noen saker relatert til menneskerettigheter, arbeidsforhold, miljø eller antikorrupsjon de siste 12 månedene. Resultatet her kan en vurdere opp mot at ikke alle har rapporteringssystemer, men det har selskapet ikke grunnlag for å kunne hevde.

I eksterne revisjoner Modex har gjennomført av enkelte leverandører har det blitt avdekket at det er ansatte i lederstillinger som har innehatt verv som f.eks verneombud, noe som ikke er anbefalt av arbeidstilsynet. Her har Modex sin tilbakemelding vært at en anbefaler å se nærmere inn på denne løsningen.

Diskriminering

Resultatene relatert til diskriminering viser at de fleste har en klar intensjon angående ikke-diskriminering, men at ca 22% av leverandørene vil kunne ha problemer med å håndtere eventuelle saker da de har manglende systemer på plass for å kunne håndtere en eventuell sak om det skulle dukke opp.

Menneskerettigheter

Det viser seg at det fortsatt er noen leverandører som ikke har policy og prosedyreverk som går på håndtering av menneskerettigheter enda.

Ikke alle har system for å sjekke at sine underleverandører følger menneskerettighetene enda, men dette ser en gjelder mindre selskaper og noen få av våre utenlandske leverandører.

Det er avdekket at en av de utenlandske leverandørene ikke har skadeforsikring på sine ansatte.

Arbeidstider

Selskapet har fått gode resultater når det gjelder arbeidstider.

Gjennomsnittlig arbeidstimer pr uke, regelverk rundt overtidstimer og ekstra betalt i forbindelse med overtid ser ut til å være godt håndtert.

Barnearbeid og lønnsvilkår

Ingen av våre leverandører ansetter noen under 15 år. De av leverandørene som har noen hos seg som er 15 år viser til lovverket som tillater det og de benytter seg av dette relatert til ferieavvikling. Det store flertallet har 18 år som nedre aldersgrense. Ingen av våre leverandører utenfor Europa har lavere aldersgrense enn 18 år.

Samtlige leverandører bekrefter at de overholder alle gjeldende minstelønnslover, og at de følger lovverket angående arbeidskontrakter.

Helse, Miljø og Sikkerhet

Samtlige leverandører i inn og utland bekrefter at det de innehar nødvendig kunnskap og forståelse av;

  • Regler og forskrifter vedrørende HMS-forskriften
  • HMS-policy som tar sikte på å forebygge skader og sykdom på arbeidsplassen
  • Ansatte har tilgang til rimelige pauser, bad og drikkevann
  • Følger lokale lover og regler knyttet til arbeidsforhold
  • Tilbyr opplæring i sikkerhet på arbeidsplassen.

Det viser ser at Modex har et par leverandører som ikke kan vise til dokumentert miljøpolicy, miljømål og et funksjonelt miljøstyringssystem.

Forhold avdekket av eksterne kilder

For å kartlegge risiko knyttet til landene leverandørene opererer i har en som nevnt innledningsvis benyttet eksterne kilder.

De aller fleste leverandørene Modex har tilknytning til befinner seg i land hvor det er lavere risiko for mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette basert på resultatene fra de ulike organisasjonene.

De landene som skiller seg litt ut i forhold til scoret gitt av organisasjonene er Polen og Kina.

Ifølge den globale rettighetsindeksen til ITUC fra 2022 så scoret Polen 3 på skalaen (1-5+) når det gjelder regelmessige brudd på rettigheter. November 2021 tok fagforeninger og arbeidere i landet til gatene for å kreve bedre fagforeningsrepresentasjon, anstendig lønn, arbeidsfrie søndager og tiltak for å takle kronisk underbemanning og høy arbeidsbelastning.

Når det gjelder frihet i Polen så scorer de 81/100 på skalaen utviklet av Freedom House. Resultatene EPI presenterer for Polen viser de ligger rangert på 46. plass av 180 land i verden.

Kina er det eneste leverandørlandet som har blitt ranket til å «ikke være fritt», av Modex sine leverandørland. Det er Freedom House som presenterer dette med en score på 9/100.

Dette på bakgrunn av den globale rettighetsindeksen til ITUC fra 2022 hvor Kina scoret 5- på skalaen (1 -5+) når det gjelder regelmessige brudd på rettigheter. Resultatene EPI presenterer for Kina viser de ligger rangert på 160. plass av 180 land i verden, men de viser også til en positiv utvikling de siste årene.

Det videre arbeidet–de neste fasene

Resultatene etter kartleggingen og risikovurderingen har blitt vurdert, og det er ikke blitt avdekket funn som har krevd strakstiltak, men det er et par viktige funn Modex vil se nærmere på før det gjøres nye innkjøp.

Modex ser at langvarig samarbeid hvor en med sin erfaring har bevisst satt søkelys på HMS-arbeid har bidratt til at noen av leverandørene må sies å være på et høyere nivå enn en kanskje kunne forventet ut fra deres nasjonale forhold. Fokuset på elementer fra Åpenhetsloven har vært på blokken hos Modex i mange år allerede.

De neste stegene totalt sett for selskapet nå er å se inn på forbedringer og vurdere eventuelle tiltak. Tiltak eller forbedringsforslag/ dialog tenkte en i utgangspunktet kunne gjøres direkte ovenfor leverandører, eller gjennom en felles henvendelse med andre interessenter, men ut fra resultatene har vi konkludert med at det ikke er nødvendig å dra inn andre interessenter.

Modex har avdekket en europeisk leverandør hvor en ser at en vil kreve tiltak/handling, men dette er en leverandør som en benytter svært lite så her kommer selskapet til å vurdere hvorvidt en har reell påvirkningskraft eller om det er grunnlag til å avslutte leverandørforholdet. Når det er nevnt, må det også sies at en vil gjennom videre oppfølging få kartlagt eventuelle misforståelser eller tilnærminger som kan være bakenforliggende til noe av resultatet.

Det er enkelte tilbakemeldinger selskapet helst kunne ønske var annerledes, men ut fra størrelsen på den/de leverandøren(e) er det forståelig at en ikke har alt av systemer o.l. på plass, men dette vil ense nærmere inn på i det videre arbeidet.

Internt kommer en til å se nærmere inn på innkjøpspraksisen. Dette for å vurdere tiltak som kan redusere risiko i leverandørleddet tilknyttet selskapet sine ordrer. Dette gjelder for eksempel betalingsbetingelser som kan vanskeliggjøre avlønning av arbeiderne, eller overtid tilknyttet tidsfrister.

Det er fagansvarlig eller innkjøpere i samarbeid med fagansvarlig, som skal sørge for oppfølging og evaluering av tiltak som er iverksatt.

Åpenhetsloven er spesifikk for det norske næringslivet, men en kjenner til at det er lignende lovverk på gang i land hvor Modex har leverandører, noe som vil forenkle deler av det videre arbeidet.
Arbeidet rundt åpenhetsloven vil være kontinuerlig og selskapet vil bruke en del ressurser på dette fremover.